Italo Rufino

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Gatuno, afanador, trapaceiro e tratante. Adjetivos não faltam para classificar pessoas que cometem fraudes. E eles estão por toda a parte. Dos mais altos escalões da política até no chão da fábrica, salão de loja e escritórios. 

Dados da Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), organização americana de combate à fraude, aponta que atos ilícitos praticados por funcionários comprometem, em média, 7% da receita bruta das empresas.

“Se um empresário disser que não isso acontece na sua empresa, é porque ainda não descobriu”, afirma Mario da Silva Júnior, sócio da S2 Consultoria, especializada em gestão de risco de fraude focada em pessoas. 

E, para piorar a situação, casos de fraudes tendem a aumentar em momentos de retração econômica. Entre 2010 e 2013, o número de golpes nas empresas brasileiras cresceu 12 vezes, acordo com uma pesquisa da ICTS, consultoria de gestão de riscos.

“Nesses momentos, o comprometimento com a empresa tende a diminuir, os funcionários veem amigos sendo demitidos, sofrem pressão maior por resultados e muitos perdem renda extra na família”, afirma Renato Anaia, gerente executivo da ICTS. “A incerteza faz com que as pessoas cometam deslizes que não são do seu caráter.” 

Veja como evitar que as fraudes prejudiquem a sua empresa: 

AS FRAUDES MAIS COMUNS 

As fraudes empresariais são segmentadas em três tipos, de acordo com a ACFE: 

• Apropriação indevida. São furtos ou utilização indevida de ativos da empresa. Por exemplo: retirada de dinheiro de caixa, apropriação de produtos da loja, fábrica ou estoque e desvios por meio de transações financeiras. 

Um golpe comum é o do boleto falso. Um funcionário forja um boleto que direciona o pagamento para uma conta laranja. Poucos dias antes do envio do boleto oficial ao cliente, o golpista manda o boleto adulterado para o consumidor, que realiza o pagamento sem saber se tratar de um golpe. 

• Corrupção. São casos de conflito de interesses, extorsão ou suborno – frequentes em departamento de compras. Geralmente, acontece entre funcionários e fornecedores. 

Um caso típico é quando um funcionário manipula uma concorrência para beneficiar uma empresa, que vai pagar uma taxa ao funcionário pela “ajudinha”. Também é corrupção favorecer amigos e parentes em processos de compra, mesmo que não haja pagamento de proprina. 

• Demonstração fraudulenta. São manipulações para omitir ou forjar dados contábeis, como resultados financeiros, de despesas e de inventário. Um exemplo desse tipo de golpe é quando o funcionário adultera o valor de uma corrida de táxi. Há também casos de funcionários em posições estratégicas que forjam resultados para bater metas ou não sofrer sanções da diretoria da empresa. 

 

OUÇA TAMBÉM: |PODCAST| Saiba como evitar golpes e fraudes

PREVENÇÃO DE GOLPES 

A melhor prevenção é cuidar das pessoas – e já começa na seleção. Nas entrevistas, dinâmicas e testes, que costumam aferir competências e habilidades, é recomendado que o recrutador analise também a resiliência ética – a propensão que o candidato possui de cometer atos antiéticos (saiba mais no vídeo no final desta reportagem). 

Consultorias especializadas aplicam testes com dilemas morais que o profissional poderá encontrar no dia a dia. São perguntas como “se você ver um colega numa conversa suspeita com um fornecedor, o que você faz?” ou “você aceitaria um presente de alto valor de um cliente ou fornecedor?”. 

“São maneiras de saber como o funcionário lida com a transparência e a sua percepção moral”, afirma Renato Anaia, da ICTS. 

O resultado do teste não se resume a mostrar se a pessoa é ou não honesta. Mas serve para apontar as suas fraquezas. Por exemplo, há pessoas que podem ter dificuldade para lidar com confidencialidade – o que não quer dizer que ela necessariamente entregará dados sigilosos da empresa para a concorrência.

Com base nos resultados, a empresa não contrata o candidato ou desenvolve ações para minimizar o risco quando ele vier a ser empregado. 

Para conscientizar o pessoal, a empresa também pode criar um código de ética, que rege toda a organização, e um código de conduta, que define as regras especificas de cada área da empresa e o comportamento do funcionário. É recomendado que a empresa desenvolva os códigos considerando a opinião dos funcionários, que podem apontar seus dilemas mais frequentes. 

Entre as cláusulas pode haver as que tratam de conflito de interesse, como a que obriga o funcionário a expressar se possui amigos ou familiares em outras empresas que fazem negócios com a empregadora. O código também pode abordar as sanções e punições para quem sair da linha. 

O funcionário precisa entender os motivos da criação das normas e as consequências de suas atitudes. Se ele cometer uma fraude, a empresa perderá recursos, ele será demitido e sua imagem no mercado poderá ser manchada. Se agir da maneira correta, ganhará respeito dentro da empresa. 

É importante que o funcionário assine um termo que ateste que recebeu os códigos. O documento é uma proteção jurídica para a empresa caso tenha que adotar alguma medida contra o funcionário. 

SAIBA MAIS: O exemplo ético vem de cima ou não?

IDENTIFICAÇÃO DOS AUTORES 

A empresa precisa monitorar seus processos para identificar desvios de padrões, que podem ser erros operacionais ou indícios de fraudes. Por exemplo, perda de estoque pode representar um erro de inventário ou furto. Projetos improdutivos, em que o orçamento cresce constantemente, podem ter como causa falta de planejamento, desperdícios ou desvios.

“O que difere um erro e uma fraude é a intenção do funcionário”, afirma Mario da Silva Júnior, da S2 Consultoria. 

Outra providência é monitorar caixa de emails e computadores corporativos, dados digitais, como os relativos a compra e venda, e outras sistemas de comunicação usados pela empresa. 

O consenso entre os especialistas é que uma das melhores práticas para identificar o golpista é manter um canal de denúncia online e telefônico em que os próprios funcionários possam relatar atitudes suspeitas. 

Uma grande construtora paulista mantém um canal de denúncias desde 2008. “Funcionários e fornecedores podem fazer denúncias anônimas relatando casos que ferem o código de ética da empresa”, afirma um executivo da empresa, que prefere não ser identificado.  

Uma equipe terceirizada recebe as denúncias e as repassa para a empresa. Em até cinco dias, o denunciante, por meio de um número de protocolo, recebe um comunicado sobre o andamento das investigações.

"O canal traz detalhes que dificilmente seriam identificados por meio de sistemas de monitoramento e auditoria", diz o executivo. No setor de construção civil é comum, por exemplo, casos de funcionários que furtam materiais e equipamentos usados nos canteiros de obras.  

As denúncias são encaminhadas para o comitê de ética da empresa que analisa cada caso. Se um funcionário for comprovadamente culpado, ele pode ser advertido, demitido ou processado criminalmente – dependendo da gravidade do caso. 

Geralmente, o custo do serviço de canal de denúncia é baseado no número de casos enviados. Em empresas com poucos funcionários, a tendência é o custo ser menor do que o praticado com grandes companhias. 

LEIA TAMBÉM: Transparência e disciplina, os melhores instrumentos contra a corrupção

ATITUDES DURANTE A INVESTIGAÇÃO 

O empregador pode verificar registros internos da empresa na busca por provas, como email e arquivos no computador. Mas é recomendando que o gestor faça uma cópia do HD da máquina – e não retire o PC do empregado, pois ele poderá alegar que forjaram uma prova contra ele. 

Uma boa medida é convidar funcionários que possam estar envolvidos no caso para uma conversa. Uma entrevista empática, transparente, confidencial e com o consentimento do funcionário. É recomendado que testemunhas acompanhem o encontro.  

“A entrevista é o momento de direito a resposta e a legitima defesa do funcionário”, afirma Mario da Silva Júnior, da S2 consultoria. “Caso seja culpado, poderá dar mais detalhes do caso e indicar outros golpista e fraudes que podem estar acontecendo na empresa.”

Atenção: a empresa não pode cometer nenhum abuso, como trancar o funcionário em uma sala, ameaçar, acusar, forçar uma confissão e usar palavras pejorativas.

“Essas medidas não são nada efetivas e pode causar um processo trabalhista contra a empresa”, afirma Antonio Carlos Hencsey, coordenador do curso de pós-graduação em gestão de riscos de fraudes da Fundação Instituto de Administração (FIA). 

Geralmente, as empresas que identificam fraudes definem punições de acordo com a gravidade do caso. Demissão por justa causa e processos na Justiça só acontecem quando a empresa tem provas contundentes contra os contraventores. 

Em 2012, a empresa holandesa D.E. Master Blenders 1753, detentora das marcas Café Pilão e Café do Ponto, divulgou um comunicado informando a descoberta de problemas de contabilidade na operação brasileira. A equipe comercial da empresa registrava vendas fantasmas e ofereciam desconto aos varejistas, mas não registravam todas as movimentações nos balanços – um exemplo prático de demonstração fraudulenta. 

As irregularidades causaram um rombo de mais de 85 milhões de euros. A informação fez com as ações da empresa na bolsa de Amsterdã caísse 7% no dia seguinte – uma perda de cerca de 500 milhões de euros. O desfecho fez com que a empresa trocasse o presidente e outros funcionários no Brasil. 

Imagem: Thinkstock

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Em momentos de retração econômica, garantir um faturamento estável torna-se ainda mais difícil. Para gerar valor ao negócio, a saída do empreendedor é recorrer a práticas para aumentar a eficiência. 

“Uma das opções é criar um programa de redução de custo”, afirma Matthew Govier, diretor executivo da Accenture Strategy, que recentemente recebeu a equipe do DC na sede da consultoria em São Paulo. 

Entre 2014 e 2015, a demanda por gestão de custo aumentou cerca de cinco vezes na consultoria. “As empresas estão buscando programas de Orçamento Base Zero (OBZ) para aumentar a rentabilidade”, afirma o especialista. 

No modelo OBZ, a redução de despesas é apoiada pela disseminação das melhores práticas de contenção de custo entre as diferentes áreas da empresa. E os custos passam a ser calculados de acordo com as necessidades e particularidades de cada setor dentro da estratégia da empresa – e não mais projetados de acordo com o ciclo orçamentário do ano anterior. 

É uma boa sacudida para pôr a companhia nos eixos e prepará-la para voltar a crescer após o tempo de vacas magras. 

Conheça os fundamentos de um programa de redução de custo OBZ.

DAR TRANSPARÊNCIA AOS GASTOS 

A empresa precisa dar visibilidade aos seus custos. Saber o que está sendo gasto, por quem e onde. É indicado que a empresa agrupe os gastos em categorias – grupos de pacotes, como pessoal, telefonia, viagens, institucional, aluguel, marketing, energia elétrica, entre outros. 

“Conhecendo os diferentes custos, o empreendedor pode criar um histórico e comparar diferentes áreas dentro da empresa e a sua situação em relação às práticas do mercado”, afirma Govier. 

Nessa fase, é possível começar a identificar consumos desnecessários. Áreas improdutivas também podem ser detectadas. 

DEFINIR RESPONSABILIDADES E METAS

Com os gastos visíveis, a empresa pode definir o que será necessário cortar. O especialista recomenda que a empresa eleja responsáveis de cada departamento para cuidar de cada pacote. 

Por exemplo, o empreendedor pode destacar um funcionário de determinado setor para acompanhar os custos com as copiadoras do departamento. Outro colega pode ficar responsável pelos gastos com telefonia. Um terceiro deverá tomar conta do pacote viagens – custos com passagens áreas e hospedagem. 

“Dar responsabilidade ao funcionário faz com que ele crie experiência no segmento e se especialize nas melhores soluções”, diz Govier. 

Nessa fase também é o momento de definir as metas. Normalmente, empresas que não planejam o orçamento e precisam apertar o cinto criam reduções padronizadas – aquela velha frase “temos que cortar os custos em 10%”. Mas isso não é indicado. 

O OBZ lida com as particularidades de cada departamento – ao mesmo tempo em que mantém a sinergia com o posicionamento geral da empresa. Por exemplo, cortar custo no setor de produção, que depende de fatores externos como preço da energia elétrica e manutenção de maquinário, tende a ser mais difícil do que em setores periféricos, como eventos institucionais. 

As metas também não podem ser baseadas no passado. Mas sim no que a empresa precisa no presente. Celular corporativo é imprescindível para quais funções? Viajar em classe executiva faz sentido quando o trajeto é mais curto? 

Ao mesmo tempo, adequar a atuação da empresa a novas metas nem sempre representa um sacrifício. Por exemplo, para reduzir significativamente o custo de viagens, a empresa pode adotar uma política de compra de passagens com no mínimo uma semana de antecedência – o que barateia muito o valor.

A renegociação de contratos também pode surtir efeito relevante. “Baseado no consumo esperado para o ano, a empresa pode concentrar as compras em dois ou três fornecedores”, afirma Govier. “Com mais volume e maior prazo de entrega, o fornecedor pode dar desconto.”

LEIA MAIS: Corte de custos será crucial para preservar o lucro em 2015

MUDAR COMPORTAMENTOS 

Para atingir as metas é necessário engajar os funcionários. Primeiro, a empresa deve comunicar que pequenos gastos somados ao longo do tempo podem comprometer a empresa. 

O empreendedor também deve explicar os motivos que levaram a enxugar os custos – retração econômica, dificuldades do setor, adequação do negócio a novas práticas do mercado. Explicar as razões de maneira transparente evita que um sentimento negativo perdure entre o pessoal. 

Não é indicado que o programa adote um tom autoritário. Os gestores também precisar dar o exemplo. “A empresa não pode exigir comprometimento dos funcionários e permitir que os diretores fujam à regra”, afirma Govier. 

Oferecer benefícios para os empregados e departamentos que atingem as metas ajuda no engajamento. A premiação pode ser uma remuneração variável atrelada a porcentagem de economia atingida. 

Empresas com menos recursos podem oferecer desconto em seus próprios produtos ou brindes, como vale-presentes em outras lojas ou viagens. Também existem as honrarias morais, como troféus ou certificados dados aos colaboradores mais comprometidos com o programa. 

A empresa também deve ser transparente ao comunicar os resultados do programa e qual o retorno que a economia proporcionou para o negócio. Se sobrar dinheiro em algum orçamento, ele deve ir para um caixa da empresa para ser alocado em áreas estratégicas, como treinamentos e pesquisa e desenvolvimento de novos produtos com potencial para aumentar a receita da empresa. 

Ao mesmo tempo, a companhia mais eficiente tende a ter maior ganho líquido, o que gera impacto positivo em programa de participação de lucro – e agrada muito os funcionários. 

VEJA TAMBÉM: O que sua empresa ainda precisa saber sobre corte de custos

COMO AGIR APÓS O ENXUGAMENTO 

De acordo com os resultados alcançados pelos clientes da Accenture, no primeiro ano de implantação do OBZ, os custos gerais e administrativos caíram entre 10% e 25%. Os custos diretos de produtos e serviços recuaram de 5% a 10%. 

No entanto, com o passar do tempo, a economia chega a um equilíbrio. “Em média, demora seis anos para atingir a estabilidade”, diz Govier. 

Para buscar novas reduções, a empresa precisa reinvestir parte do dinheiro que economiza para gerar inovações disruptivas que afetem significativamente os custos e levem a empresa a outro patamar de eficiência. 

A inovação pode consistir, por exemplo, na criação de um novo processo de produção ou de uma máquina que consuma menos energia, seja mais rápida, necessite de menos manutenção e que exija menor número de funcionários para ser operada. 

“A partir daí, se inicia um novo ciclo de redução de custo”, afirma Govier. E a busca por eficiência não terá fim. 

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Há cinco meses, a paulista Renata Santana, de 28 anos, mudou a sua rotina. A jovem está cuidando mais da saúde. Passou a ter algumas horas a mais de sono e começou a fazer exercícios em uma academia. Ela também trocou as refeições em um shopping por comida caseira, que ela mesma prepara.

Após o almoço, Renata reserva alguns minutos para leitura. Recém-casada, também dispõe de mais tempo para as tarefas do lar. 

Mas não se engane. Renata não está vivendo um período sabático ou curtindo as férias. Ela continua trabalhando oito horas por dia, escrevendo e revisando manuais dos softwares da Totvs, empresa de tecnologia.

“Faço em casa o mesmo trabalho que fazia no escritório”, afirma ela. “Mas tenho mais tempo para cuidar de mim e não me estresso ao perder horas no trânsito para ir e voltar do trabalho todos os dias.”

A jovem é uma entre cem funcionários da Totvs que participam de um programa para trabalhar de casa. A quantidade de idas ao escritório depende da função do profissional. No caso de Renata, são duas semanas em casa e duas na empresa.

“Há uma tendência crescente por novas formas de trabalho devido dificuldades de mobilidade urbana e apreço por qualidade de vida”, afirma Daniela Cabral, gestora de RH da Totvs. 

Em vigor há mais de um ano, o programa da Totvs gerou resultados relevantes. O custo mensal com funcionários caiu 30%. A produtividade dos empregados cresceu na mesma taxa.

Trimestralmente, a empresa faz uma pesquisa para medir a satisfação do pessoal. Até agora, ninguém quis voltar ao regime tradicional. “Com ajuda de tecnologias de comunição e gestão de trabalho, a flexibilização é cada vez mais viável”, afirma Daniela. 

Uma pesquisa realizada pela consultoria Robert Half, que ouviu 1675 gestores de RH de 12 países, apontou que 44% das empresas brasileiras ampliaram a possibilidade de trabalho remoto nos últimos três anos, ante 29% da média mundial. 

De acordo com Álvaro Mello, presidente da Sociedade Brasileira de teletrabalho e Teleatividades (Sobratt), há diferentes razões que explicam o crescimento da tendência. Além das novas tecnologias, preocupação com o meio ambiente, mudanças de comportamento e alterações demográficas também ajudaram na propagação do home office. 

LEIA TAMBÉM: É possível melhorar a qualidade de vida do pessoal sem sobrecarregar os custos

COMO IMPLANTAR O HOME OFFICE 

Um dos primeiros passos é definir quais profissionais podem participar do programa. Geralmente, são aqueles que atuam em funções que não requer presença diária na empresa e trabalham conectados via internet.

São, por exemplo, programadores, contadores, atendentes de suporte técnico, produtores de conteúdo e vendedores, que passam grande parte do tempo na rua e precisam gerar relatórios diários ou semanais. 

Durante a fase de seleção, os gestores de cada área podem indicar os funcionários mais autodisciplinados e os que possuem maior senso de responsabilidade – aqueles que trabalham bem sem necessidade de supervisão rigorosa.  

Também é indicado estabelecer critérios técnicos. Em abril deste ano, o Banco do Brasil lançou um projeto piloto de home office para os funcionários da área de tecnologia.

“O funcionário precisa ter em sua residência um espaço exclusivo para trabalhar, com equipamentos, mobília, iluminação e temperatura adequados”, afirma Aramis Sá de Andrade, gerente geral de tecnologia do Banco do Brasil. 

A instituição também fez entrevistas com os interessados. Uma das perguntas era se o haveria risco de interrupções no trabalho por causa de familiares. “Um técnico de segurança do trabalho vistoria a residência para ajudar no aval final”, diz Aramis. 

Os selecionados receberam um treinamento sobre os direitos e deveres de trabalhar em casa. Entre as regras está a jornada fixa de trabalho (das 8h às 14h15, com marcação de ponto online) e a obrigação de aumentar a produtividade em no mínimo 15%. Atualmente, 50 funcionários participam do programa. 

O projeto ajudou a reduzir o custo com infraestrutura nas centrais de trabalho em 17%. “Até o final do ano haverá 150 funcionários nesse regime”, afirma Aramis. “Outras áreas da instituição já estão estudando aplicar o modelo.”

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CUIDADOS LEGAIS 

Segundo a CLT, o empregado que trabalha em casa deve contar com os mesmos direitos do que os que atuam na empresa. Mas há alguns pontos que o empreendedor deve prestar atenção. 

“O controle da jornada de trabalho é um deles”, afirma Carlos Eduardo Morais, advogado do escritório Trench, Rossi e Watanabe. A recomendação é que o funcionário sempre realize a marcação de ponto por meio de sistema online ou manual.

Também é indicado que ele preencha semanalmente um relatório sobre as atividades desempenhadas e o tempo gasto em cada tarefa. 

É recomendado que a empresa ajude o empregado a custear uma possível alta nos gastos com internet, telefone e energia elétrica de sua residência. 

O monitoramento do trabalho também deve ser cuidadoso. Há empresas que possuem acesso aos equipamentos usados pelos funcionários. “Mas se o equipamento for do próprio empregado, a empresa não pode acessar, por exemplo, a conta de email pessoal e demais arquivos íntimos”, diz o advogado. 

Também é importante que criar um termo aditivo que detalhe as condições do home office, que deve ser anexado ao contrato de trabalho. 

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AMENIZANDO AS DESVANTAGENS 

De acordo com pesquisa realizada pela Steelcase, especializada em mobiliário corporativo, 70% dos profissionais reclamam que a distância do escritório e dos colegas prejudica a execução das tarefas.

Para amenizar essa queixa, é indicado que a o funcionário alterne o trabalho de casa com atividades na empresa.

O funcionário pode ter sua presença na empresa planejada previamente para desempenhar atividades que favoreça sua autoexposição, sociabilidade, contato com a cultura da empresa e contribuição com outras áreas. 

“O convívio produtivo é uma boa forma de não deixar que ele se sinta esquecido ou em desvantagem em momentos de promoções e aprendizados”, afirma Sidney Frattini, consultor master da Etalent. 

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