Fim das planilhas: quando e como investir em inteligência de dados

O avanço da inteligência de dados no Brasil está mudando como empresas de qualquer porte tomam decisões e o mercado de Business Intelligence (BI, ou inteligência de dados) traz soluções mais acessíveis - principalmente para as MPEs e sua habitual preocupação com os custos para manter o negócio.

Depois da extinção das cadernetas, do livro-caixa, é a vez das planilhas cairem em desuso: nesse cenário, plataformas nacionais oferecem tecnologia adaptada ao contexto brasileiro, combinando inteligência artificial, usabilidade e aderência regulatória. 

"A procura de pequenas e médias empresas por soluções de BI vem crescendo de forma muito consistente nos últimos anos. Isso acontece porque o Business Intelligence deixou de ser visto apenas como uma ferramenta técnica de análise de dados e passou a ser entendido como um instrumento estratégico de gestão", afirma Gabriel Capano, CEO da HubCount, que atua em diversos setores e atende diretamente mais de 50 mil CNPJs por meio de sua base de clientes.

Na prática, a inteligência de dados permite que a empresa concentre informações de diferentes áreas, como financeiro, vendas, estoque, marketing, atendimento e operação em um único ambiente. Com isso, o empresário consegue transformar dados soltos em indicadores claros, dashboards e análises que ajudam na tomada de decisão do dia a dia.

Sócio e fundador da Workey, que também atua no ramo de BI, Marcelo Baptista afirma que a planilha funciona enquanto o empresário consegue tocar o negócio de cabeça, mas começa a atrapalhar quando aparecem três situações que todo empreendedor reconhece: você precisa decidir na hora e o número não está pronto, mais de uma pessoa mexe na mesma planilha e cada um te dá um valor diferente, ou você passa mais tempo arrumando a planilha do que olhando para o que ela mostra.

"Quando chega nesse ponto, a planilha parou de ajudar e começou a atrasar. É a hora de dar um passo à frente. E não precisa ser nada caro nem complicado — é começar a colocar ordem na casa: saber onde está cada dado, quem atualiza, em quem confiar na hora de decidir", afirma.

Custo e retorno

Mas quanto custa montar um BI básico para uma empresa de cinco a 20 funcionários, e em quanto tempo vem o retorno? Dá para começar com pouco. Uma empresa desse porte consegue montar uma base boa investindo entre R$ 500 e R$ 2 mil por mês. E boa parte do que o empresário precisa ele já paga e nem usa: o Office 365 parado, o ERP subutilizado, o WhatsApp Business que captura dados de conversa.

O primeiro gasto, na real, é tempo para organizar — não dinheiro com tecnologia nova. O retorno só irá aparecer se a 'casa' estiver arrumada, segundo Baptista, da Workey. E arrumar a casa é coisa simples, daquelas que o empresário já sabe que está errado mas vai empurrando: o vendedor anota previsão de vendas numa planilha à parte; o estoque que está certo no sistema mas errado na prateleira; o cliente que liga reclamando e ninguém acha o histórico da última compra; o relatório que a contadora pede e leva três dias para sair porque cada informação está em um lugar diferente.

"Quando essas pontas começam a se conectar, o retorno aparece entre três e seis meses, e o empresário sente o resultado na prática. Planejamento de compras com acuracidade, fluxo de caixa controlado, fala com o cliente certo na hora certa porque conhece seu perfil de compras", completa.

Para os entrevistados, mesmo usando IA, o pequeno empresário precisa acompanhar três indicadores diariamente: vendas, margem e caixa e seus derivados. Cada empresa tem sua forma de gestão e organização, mas é importante que esses indicadores demonstrem eficiência e produtividade.

E tem uma reflexão que vale mais do que qualquer sistema caro: o empresário precisa se perguntar se está olhando só para dentro da empresa ou também para fora. "Muito dono de PME vive olhando só o que aconteceu no passado: vendeu, faturou, pagou. Quem cresce é quem também olha o movimento do mercado, o concorrente, o cliente que mudou de comportamento, o produto que está em alta na região. Os três indicadores mostram a saúde do negócio. Mas é o olhar para fora que mostra para onde o negócio precisa ir", explica Baptista.

Para começar barato

Os consultores apontaram que a maioria dos empresários já tem dois ativos importantes: o pacote Office 365 e o próprio ERP. Esses fornecedores já oferecem ferramentas e dados suficientes para iniciar uma gestão mais focada em informação, segurança e uso consciente de IA, segundo Capano, da HubCount.

Por isso, o primeiro passo não é comprar uma grande solução nova, mas usar melhor o que já existe: organizar planilhas, relatórios, bases do ERP, e-mails, documentos e rotinas financeiras. A partir daí, a tecnologia pode ser aplicada de forma prática para resumir informações, automatizar tarefas, apoiar análises e melhorar decisões voltadas a gestão e resultado.

Com R$ 500 por mês, é possível investir primeiro na organização, limpeza e cuidado contínuo com os dados além de pequenas automações. Não adianta pagar uma ferramenta de IA se a empresa não sabe onde estão seus dados, quais processos quer melhorar ou que resultado espera.

"A tecnologia não vai mudar o negócio da PME. O que muda é a forma eficiente que o empresário aplica a tecnologia na sua empresa", afirma.

Entre os erros comuns está o empresário não ter propriedade dos próprios dados. Muitas empresas têm informações espalhadas em planilhas,  sistemas, WhatsApp, e-mails e fornecedores diferentes, sem clareza sobre onde o dado está, quem acessa, quem atualiza e como ele é protegido. 

Ambos os especialistas são unânimes em destacar que é preciso tomar posse dos dados em sistemas diversos, nomear os proprietários dos dados: financeiros, comerciais, operacionais e etc. Além disso aplicar as regulamentações para tratamento de dados sensíveis criando uma base segura e confiável. Sem isso, a tecnologia pode amplificar erros, misturar informações importantes e gerar decisões frágeis. Afinal, a tecnologia só funciona bem quando os dados têm dono, regras, controle de riscos e contexto de negócio, reforçam. 

Dica de ouro

Segundo Baptista, da Workey, vale ressaltar um ponto sensível que mais adiante se tornará um grande problema para os empresários que dependerão de tecnologia. "Não concentre seus dados em sistemas terceiros e passe a depender única e exclusivamente deles. Um dia seu fornecedor criará regras que limitarão você acessar seus próprios dados e isso impactará diretamente na operação do seu negócio", finaliza. 

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